A.34 ARA - ATA de Reunião de Abertura do Projeto
OBJETIVO
Registrar e documentar a reunião de abertura do projeto, identificando os participantes, descrevendo os assuntos tratados, decisões tomadas e ações para acompanhamento.
Ata de Reunião de Abertura do Projeto (ARA) - Descrição dos atributos e forma de preenchimento
1. DATA / HORA
Data e horário de realização da reunião.
2. LOCAL
Local de realização da reunião. Sugestão: identificar o número da sala e o número da unidade ou edifício onde a reunião é realizada.
3. ATA ELABORADA POR
Nome do profissional responsável pela redação e envio da ATA à todas as partes interessadas no projeto.
4. ASSUNTO
Inserir neste campo o nome e código do novo projeto, razão desta ata.
5. DEPARTAMENTO / ÁREA
Se aplicável, informar o departamento ou área responsável pelo projeto. Para projetos complexos e multidisciplinares, adequar o campo para identificar o grupo ou consórcio responsável.
6. PARTICIPANTES
Nome e E-mail dos participantes, presentes na reunião. (Exemplo: Fulano de Tal <fulano@empresa.com.br>; Ciclano Segundo <ciclanos@empresa.com.br>; ... )
7. ITEM
Identifica, de forma única e sequencial, o item tratado na reunião de abertura.
8. TIPO
Identifica o tipo do item tratado na reunião. Os tipos disponíveis neste modelo são referenciados no rodapé da página.
9. O QUE
Registro claro e objetivo das informações tratadas pelo item.
10. RESPONSÁVEL
Nome do(s) participante(s) responsável(is) pela INFORMAÇÃO ou TAREFA ou DECISÃO.
11. QUANDO
Para os tipos DECISÃO e INFORMAÇÃO: data de ocorrência.
Para o tipo TAREFA AGENDADA: data prazo para realização da tarefa.
Para os tipos TAREFA PENDENTE e TAREFA CONCLUÍDA: data quando foi feita a verificação do status.
11. OBSERVAÇÕES
Registro de informações adicionais como, por exemplo:
- solitação e advertência sobre impressão da ata para aceitação formal (assinatura) de todos os participantes presentes;
- colocações e informações da alta administração e/ou dos patrocinadores do projeto;
- inserção de imagens e anexos na ata; etc.
12. PRÓXIMA REUNIÃO
Data e local previsto para realização da próxima reunião. Na impossibilidade, informar "A definir".