Modelo Proposto
Todo o modelo proposto fundamenta-se no conceito de que projetos são conduzidos através da execução logicamente encadeada de processos. Estes processos interagem durante todo o desenvolvimento do projeto, ao longo das cinco fases do ciclo de vida do gerenciamento. A estrutura do modelo explora individualmente essas fases, apresentando-as através do:
- sumário descritivo de seus objetivos;
- workflow que integra os processos pertinentes à fase, com as referências das suas principais entradas e saídas;
O workflow, contudo, é uma sugestão genérica de procedimentos, que devem ser configurados de acordo com as necessidades do projeto, sempre lembrando que os processos não são elementos discretos e suas interfaces, na prática, podem variar quanto às características do produto do projeto.
- detalhamento de cada processo que integra a fase, em termos de seus componentes estruturantes: entradas, técnicas e ferramentas e saídas;
As entradas para os processos serão apresentadas sob o título ”O QUE É NECESSÁRIO” e relacionam as informações e documentos necessários à execução de cada processo. Podem ser manuais corporativos, relatórios, documentos externos ou documentos da metodologia gerados por outros processos.
As saídas dos processos serão apresentadas sob o título ”O QUE DEVE SER ENTREGUE” e relacionam as informações e documentos produzidos ou atualizados através da execução de cada processo. Podem ser relatórios, documentos externos ou documentos padronizados da própria metodologia.
As técnicas e ferramentas que apoiam a execução dos processos serão apresentadas sob o título ”COMO FAZER”. Este título apresenta uma seção de Considerações Preliminares, que aborda conceitos e técnicas específicas disponíveis e uma seção de Métodos, que recomenda os procedimentos e mecanismos que deverão ser aplicados às entradas para gerar ou atualizar as saídas.
- esquema de cores específicas, facilitando a identificação e pertinência dos processos que integram cada fase.
AVALIANDO E SELECIONANDO PROJETOS SOB A PERSPECTIVA FINANCEIRA
Este tópico foi incluído na Metodologia para suportar os gestores da organização na determinação dos projetos que deverão ser empreendidos, considerando a análise das projeções dos resultados financeiros que serão atingidos por cada projeto, individualmente.
A etapa apresenta os processos de avaliação e seleção priorizada de projetos e foi intencionalmente disposta antes do ciclo de vida do gerenciamento do projeto. Sua execução é opcional e, como resultado, obtém-se um projeto selecionado para ser desenvolvido.
INICIANDO O PROJETO
Ao iniciar o projeto, o gerente do projeto deve ter a preocupação de criar uma estrutura de pastas eletrônicas para catalogação e armazenamento das informações do projeto. O Apêndice E – Regras de Padronização apresenta uma sugestão do diretório de pastas para que os documentos do projeto sejam organizados.
CONDUZINDO O PROJETO
A seguir, será apresentada uma sugestão para utilização da metodologia pelas equipes de projeto da organização, considerando os passos que devem ser seguidos.
PASSO 1
Ações | Objetivos |
---|---|
Ler sumário descritivo dos objetivos da fase | Entender as características e principais objetivos do trabalho a ser realizado na fase |
PASSO 2
Ações | Objetivos |
---|---|
Analisar workflow da fase:
Os processos necessários são representados, no diagrama, com moldura dupla vermelha. Os opcionais, com moldura simples de cor preta |
Configurar a estrutura de processos mais adequada às características do projeto que está sendo desenvolvido, assim como do produto/serviço pelo qual o projeto está sendo empreendido |
PASSO 3
Ações | Objetivos |
---|---|
Executar os processos selecionados:
|
Realizar o trabalho do projeto correspondente à fase |
Para a condução do PASSO 3, algumas convenções e legendas que foram utilizadas nesta Metodologia, com o objetivo de padronizar e organizar as tarefas a serem executadas, serão apresentadas a seguir. Também serão oferecidas explicações sobre a criação e atualização dos documentos e relatórios a serem produzidos.
O QUE É NECESSÁRIO (Entradas dos Processos)
Esta legenda define as entradas que serão necessárias à execução do processo. Aparece sempre no início de cada processo e apresenta a lista dos documentos ou itens documentáveis que deverá ser disponibilizada para ser transformada através dos procedimentos descritos no processo.
As entradas podem ser:
- manuais corporativos;
- relatórios;
- documentos externos;
- contratos;
- documentos da própria metodologia gerados por outros processos.
O menu MATERIAL DE APOIO – FRAMEWORK exibe uma tabela com a visão geral de todos os documentos e relatórios internos à metodologia, criados durante a condução do projeto. Através dessa tabela, todos os documentos da metodologia podem ser rapidamente referenciados. A tabela apresenta os seguintes atributos:
- DESCRIÇÃO – código pelo qual o documento é identificado na metodologia com seu nome;
- REFERÊNCIA – nome do arquivo que contém o modelo eletrônico (template) do documento, quando aplicável;
- CRIA/CONSULTA/ATUALIZA – relaciona os códigos de identificação dos processos que criam, consultam ou atualizam o documento.
A exceção desta lista está na criação do documento DP (Descrição do Produto), que apesar de ser produzido pelas diversas áreas funcionais responsáveis pela especificação das características técnicas e funcionais do produto, apresenta uma sugestão de padronização na metodologia através de template. Esse modelo pode ser customizado conforme a particularidade de cada produto ou serviço descrito.
Este documento, portanto, não é criado por um dos processos do gerenciamento do projeto, não apresentando no atributo CRIA um código de processo, mas sim a descrição Área de Aplicação.
Ainda neste menu são encontrados todos os documentos criados pela metodologia durante o desenvolvimento do projeto, que incluem:
- Os templates associados a cada processo, com as respectivas instruções de preenchimento.
Ao serem utilizados, esses templates devem ser recuperados da pasta Modelos de Documentos do diretório Documentação de Projetos, conforme organização sugerida pelo menu MATERIAL DE APOIO – Diretório do Projeto. O nome do arquivo deve ser alterado conforme a padronização sugerida no menu MATERIAL DE APOIO – Documentos do Projeto, sendo armazenado na respectiva pasta, no diretório do projeto.
- As funções utilizadas e os relatórios gerados com base no MS-Project© com as respectivas instruções de operação do aplicativo, considerando as necessidades para integração com a metodologia.
COMO FAZER (Técnicas e Ferramentas dos Processos)
Esta legenda define os mecanismos aplicados às entradas para produzir os entregáveis de cada processo, sendo apresentada em duas seções:
- Considerações Preliminares, que orientam e recomendam sobre as possibilidades e diferentes alternativas para que o processo produza os resultados desejados, incluindo técnicas de apoio e melhores práticas;
- Métodos, que recomenda os procedimentos e mecanismos que deverão ser aplicados às entradas para gerar ou atualizar as saídas.
A seção Métodos apresenta as ações que deverão ser executadas, utilizando os seguintes ícones:
Determina que um formulário eletrônico será criado ou atualizado, indicando o seu código de identificação no Framework, Material de Apoio.
Determina que uma função do MS-Project© deve ser executada, indicando as instruções para execução da função no Framework, Material de Apoio.
Determina o armazenamento ou catalogação da informação em pasta específica da estrutura de diretórios sugerida no Apêndice F.1 desta Metodologia.
O QUE DEVE SER ENTREGUE (Saídas)
Esta legenda define as saídas, que são os entregáveis produzidos ou atualizados pela execução de cada processo.
As saídas podem ser:
- relatórios;
- documentos externos;
- contratos;
- documentos padronizados da própria metodologia.
Elas devem ser armazenadas conforme a padronização sugerida pelo Apêndice F.2 – Documentos do Projeto, sendo armazenadas na respectiva pasta, no diretório do projeto.
ORGANIZAÇÃO DOS PROCESSOS PARA O GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Os processos de gerenciamento do projeto são elementos estruturantes dos projetos, organizados ao longo das cinco fases do ciclo de vida do gerenciamento dos projetos, de acordo com as características dos resultados que produzem. Os processos do gerenciamento de projetos têm como principal função suportar a organização de todo o trabalho do projeto, desde sua concepção até sua conclusão.
Os processos de gerenciamento de projetos foram concebidos e são apresentados como elementos individuais com fronteiras de integração bem definidas. Na prática, no entanto, eles se sobrepõem e interagem entre si. As especificidades de um projeto devem ser consideradas como objetivos que devem ser alcançados, definidos a partir de critérios como:
- Complexidade;
- Risco;
- Janela de tempo;
- Experiência da equipe do projeto;
- Disponibilidade de informações históricas;
- Maturidade da organização no gerenciamento de projetos;
- Tipo de indústria; e
- Área de aplicação.
Dessa forma, os grupos de processos e seus processos integrantes devem ser percebidos como um guia, no qual o conhecimento de gerenciamento de projetos deve ser aplicado durante o ciclo de vida do gerenciamento do projeto para que sejam determinadas quais configurações de processos deverão ser aplicadas, por quem e com que nível de rigor para que o objetivo do projeto seja alcançado.
O item a seguir exibe o mapa geral dos processos do gerenciamento de projetos, organizados pelas cinco fases do ciclo de vida do gerenciamento, que serão detalhados neste módulo. Especial atenção deve ser dada à representação gráfica que diferencia os processos necessários dos processos opcionais, explicada na legenda.
Representação geral