Gerenciamento de Projetos

 

 

3.1 Fundamentos

De acordo com o guia PMBOK©:

Gerenciamento de Projetos é a aplicação do conhecimento, habilidades, técnicas e ferramentas às atividades do projeto para atender seus requisitos.

O gerenciamento de projetos oferece inúmeras vantagens, tendo se mostrado eficaz em atingir os resultados esperados dentro dos limites financeiros e temporais estabelecidos pela organização. Ele pode ser aplicado em projetos de todos os níveis de complexidade, orçamento e porte, em qualquer linha de negócios.

Podem ser destacados como benefícios do gerenciamento de projetos:

• Diminui a possibilidade de surpresas ao longo da execução do trabalho;
• Adapta os trabalhos ao mercado consumidor e ao cliente;
• Permite que se tenha a visão dos orçamentos antes do início dos gastos;
• Aperfeiçoa a alocação dos recursos necessários (pessoas, equipamentos e materiais);
• Agiliza as decisões e melhora a qualidade do controle gerencial, uma vez que as informações estão sempre disponíveis e dispostas de forma estruturada;
• Aumenta a capacidade de adaptação do projeto, facilitando e orientando eventuais revisões estruturais, decorrentes de modificações no mercado ou no ambiente competitivo;
• Produz documentação histórica, melhorando o grau de certeza das estimativas de projetos futuros.

O gerenciamento de projetos administra fundamentalmente o balanceamento entre escopo, tempo e custo, sem perder o foco na qualidade.

O gerenciamento de projetos deve assegurar, também, o equilíbrio entre:

• as diversas necessidades e expectativas dos stakeholders;
• os requisitos identificados e não identificados (necessidades e expectativas, respectivamente) dos stakeholders.

 

GERENCIAMENTO DE PROJETOS E AS DEMAIS DISCIPLINAS GERENCIAIS

Grande parte do conhecimento necessário para gerenciar um projeto (análise do caminho crítico e estruturas analíticas de projetos, por exemplo) é exclusivo da disciplina de gerenciamento de projetos. Existe, no entanto, um estreito relacionamento entre o gerenciamento do projeto e as outras disciplinas gerenciais, conforme mostra a figura 3.1-1.

A área de Administração Geral engloba o planejamento, a organização, a alocação de pessoas, a execução e o controle das atividades de rotina de uma empresa em funcionamento, assim como suporte jurídico, planejamento estratégico e logística. O gerenciamento de projetos interage com a administração geral em áreas como comportamento organizacional, planejamento financeiro e técnicas de planejamento.

As áreas de aplicação são categorias de projetos que têm elementos comuns, mas que necessariamente não estarão presentes em todos os projetos. Normalmente são definidas em termos de:

• Departamentos funcionais e disciplinas de suporte, como jurídico, gerência de produção e inventário, marketing, compras, logística e pessoal;
• Elementos técnicos, como desenvolvimento de software, engenharia de construção;
• Gerência especializada, como contratos com governo, desenvolvimento de novos produtos;
• Tipos de indústria – automotiva, química, agroindústria ou financeira.

3.2 Modelo de Gerenciamento de Projetos – Abordagem Estruturada

Entendidas as características e habilidades necessárias ao desempenho das atividades inerentes ao gerenciamento de projetos, serão definidas, a partir de agora, as linhas mestras que fundamentam o modelo estruturado e integrado de suporte ao desenvolvimento de projetos: o ciclo de vida do gerenciamento do projeto, os processos de gerenciamento de projetos e as áreas de conhecimento.

Combinados, esses elementos proporcionam um encadeamento lógico das ações que viabilizam o desenvolvimento dos projetos desde a sua concepção até seu término, oferecendo à organização e à equipe do projeto uma ferramenta de produtividade e controle fundamental para o alcance de seus objetivos e metas através da implementação bem sucedida de projetos.

 

CICLO DE VIDA DO GERENCIAMENTO DO PROJETO

O ciclo de vida do gerenciamento do projeto define o conjunto de fases relacionadas à descrição, organização e conclusão do trabalho do projeto. O ciclo de vida do gerenciamento do projeto tem cinco fases determinadas, conforme demonstrado pela figura 3.2-1, abaixo.

FASE DE INICIAÇÃO

Ocorre no início do projeto ou fase. A Iniciação confirma que um projeto ou a próxima fase do projeto deve ser iniciado. Essa fase concede autorização para que os recursos da organização para o projeto ou fase sejam comprometidos.

FASE DE PLANEJAMENTO

É a fase responsável pelo detalhamento de tudo aquilo que será realizado, incluindo cronogramas, interdependências entre atividades, alocação dos recursos envolvidos, análises de custos etc. Ao final da fase de planejamento, todo o projeto deve estar detalhado o suficiente para que sua execução se inicie e ocorra sem dificuldades ou surpresas. Nesta fase todos os planos de apoio também são elaborados (comunicação, qualidades, riscos, aquisições e recursos humanos).

FASE DE EXECUÇÃO

A fase de execução irá colocar em ação todos os planos do projeto. A fase de execução acompanha o plano do projeto e assegura que esteja de acordo com os objetivos estabelecidos. Esta fase irá consumir a maior quantidade do tempo e dos recursos do projeto e o gerente de projeto enfrentará os maiores conflitos relacionados ao cronograma.

FASE DE CONTROLE

A fase de controle concentra a coleta e a análise das avaliações de desempenho, visando identificar se o projeto está de acordo com o plano. Caso sejam detectados desvios, ações corretivas de curso devem ser implementadas. Eventualmente essas ações exigem passagens adicionais pela fase de planejamento para ajuste de objetivos.

FASE DE ENCERRAMENTO

O encerramento do projeto ou da fase formaliza sua aceitação. As informações do projeto devem ser documentadas para posterior utilização.

Embora únicos em seu resultado, os projetos dividem algumas características comuns quando consideramos o ciclo de vida de seu do gerenciamento:

• Os níveis de custo e alocação de pessoas são baixos no início, aumentam a medida que o projeto prossegue e caem abruptamente quando o projeto se encaminha para seu término;
• No início do projeto a probabilidade de sua conclusão é baixa e o nível de riscos e incertezas é alto, tendência que se inverte na medida em que o projeto continua;
• A influência dos stakeholders sobre o orçamento do projeto e sobre as características do produto do projeto é maior no início do projeto, diminuindo conforme o avanço do projeto.

 

PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DO PROJETO

De acordo com o guia PMBOK©:

Processo é um conjunto de ações e atividades interrelacionadas que são executadas para criar um produto, serviço ou resultado pré-especificado.

Os processos de gerenciamento de projetos são elementos estruturantes dos projetos, organizados ao longo das cinco fases do ciclo de vida do gerenciamento dos projetos, de acordo com as características dos resultados que produzem. Os processos do gerenciamento de projetos têm como principal função suportar a organização de todo o trabalho do projeto, desde sua concepção até sua conclusão.

As ligações entre os grupos de processos centrais são interativas – a fase de planejamento, por exemplo, inicialmente alimenta a fase de execução com o plano geral do projeto, contribuindo, a seguir, com atualizações no próprio plano, na medida em que o projeto progride.

Os processos do gerenciamento de projetos foram concebidos e são apresentados como elementos individuais com fronteiras de integração bem definidas. Na prática, no entanto, eles se sobrepõem e interagem entre si. As especificidades de um projeto devem ser consideradas como objetivos que devem ser alcançados, definidos a partir da complexidade, risco, janela de tempo, experiência da equipe do projeto, disponibilidade de informações históricas, maturidade da organização no gerenciamento de projetos, tipo de indústria e área de aplicação. Dessa forma, os grupos de processos e seus processos integrantes devem ser percebidos como um guia, no qual o conhecimento de gerenciamento de projetos deve ser aplicado durante o ciclo de vida do projeto para que sejam determinadas quais configurações de processos deverão ser aplicadas, por quem e com que nível de rigor para que o objetivo do projeto seja alcançado.

Os grupos de processos não são eventos de execução única; são atividades sobrepostas que ocorrem com diferentes graus de intensidade ao longo de cada fase do projeto. A figura 3.2-2 mostra a sobreposição das fases (ou grupos de processos) do projeto no tempo, demonstrando também o nível de atividade de cada fase.

Um conceito subsidiário para a integração entre os processos do gerenciamento de projetos é definido pelo ciclo Planejar-Fazer-Controlar-Agir (ASQ Handbook, páginas 13-14, American Society for Quality, 1999), no qual a integração ocorre pela dependência entre os resultados produzidos; o resultado de uma das fases do ciclo se torna entrada para outra. A natureza da integração dos processos do gerenciamento de projetos é mais complexa do que o ciclo Planejar-Fazer-Controlar-Agir. Entretanto, o ciclo pode ser aplicado aos inter-relacionamentos dentro dos cinco Grupos de Processos do Projeto. O Grupo de Processos de Planejamento corresponde ao componente Planejar do ciclo Planejar-Fazer-Controlar-Agir. O Grupo de Processos de Execução corresponde ao componente Fazer do ciclo Planejar-Fazer-Controlar-Agir e o Grupo de Processos de Controle corresponde aos componentes Controlar-Agir do ciclo Planejar-Fazer-Controlar-Agir. Considerando-se que o gerenciamento de um projeto é um esforço finito, o Grupo de Processos de Iniciação é o responsável pelo começo de cada ciclo, enquanto o Grupo de Processos de Encerramento se encarrega de seu término.

ÁREAS DE CONHECIMENTO

Existem várias formas para se organizar o conhecimento sobre gerenciamento de projetos. A abordagem utilizada pelo PMBOK© Guide 5ª Edição, que orienta esse documento, utiliza o conceito de áreas de conhecimento, que apresenta o conhecimento e práticas em gerenciamento de projetos em termos de grupos de processos organizados em dez áreas de conhecimento. As áreas de conhecimento estão representadas na figura 3.2-3 e são brevemente descritas a seguir, apresentando, inclusive, os processos do gerenciamento de projetos relacionados.

GERENCIAMENTO DO ESCOPO DO PROJETO

Descreve os processos necessários para assegurar que o projeto contempla todo o trabalho exigido (e somente o trabalho exigido) para que o projeto seja concluído de forma adequada. Esta área contempla os processos de: Iniciação, Planejamento do Escopo, Definição do Escopo e Controle do Escopo.

GERENCIAMENTO DO TEMPO DO PROJETO

Descreve os processos necessários para assegurar que o projeto seja concluído no período de tempo estabelecido. Esta área contempla os processos de: Definição das Atividades, Sequenciamento das Atividades, Estimativa de Duração das Atividades, Desenvolvimento do Cronograma e Controle do Cronograma.

GERENCIAMENTO DO CUSTO DO PROJETO

Descreve os processos necessários para assegurar que o projeto seja concluído dentro do orçamento estipulado. Esta área contempla os processos de: Estimativa dos Recursos por Atividade, Estimativa de Custos, Elaboração/Aprovação do Orçamento, Controle do Custo.

GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS DO PROJETO

Descreve os processos necessários para assegurar que o projeto potencialize a utilização das pessoas que participam do projeto. Esta área contempla os processos de: Planejamento de Recursos Humanos, Alocação da Equipe, Desenvolvimento da Equipe e Gerenciamento da Equipe.

GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO

Descreve os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas e armazenadas adequadamente, considerando os aspectos de integridade e temporariedade. Esta área contempla os processos de: Planejamento da Comunicação, Distribuição das Informações do Projeto e Distribuição das Informações de Desempenho do Projeto.

GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO

Descreve os processos necessários para realizar a aquisição externa de bens ou serviços necessários ao projeto. Esta área contempla os processos de: Planejamento das Aquisições, Planejamento das Contratações, Solicitação de Propostas de Fornecedores, Seleção de Fornecedores, Administração de Contratos e Encerramento dos Contratos.

GERENCIAMENTO DA QUALIDADE DO PROJETO

Descreve os processos necessários para assegurar que o projeto satisfaça as necessidades pelas quais ele está sendo executado. Esta área contempla os processos de: Planejamento da Qualidade e Controle da Qualidade.

GERENCIAMENTO DOS RISCOS DO PROJETO

Descreve os processos necessários para assegurar que o projeto identifique, analise e tenha resposta para os riscos. Esta área contempla os processos de: Planejamento dos Riscos e Controle e Monitoração dos Riscos.

GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS DO PROJETO

Descreve os processos necessários para identificar e gerenciar pessoas, grupos ou organizações que, direta ou indiretamente, podem impactar ou ser impactados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto. Desenvolver estratégias de interação e estabelecer uma comunicação contínua e efetiva entre as partes interessadas do projeto é essencial para promover o engajamento, solucionar conflitos, alinhar interesses e, principalmente, garantir a satisfação de todos. Esta área comtempla os processos de: Identificação das Partes Interessadas, Planejamento/Gerenciamento das Partes Interessadas, Gerenciamento do Engajamento e Controle do Engajamento das Partes Interessadas.

GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO DO PROJETO

Descreve os processos necessários para garantir que os vários elementos do projeto sejam coordenados de forma adequada. Esta área contempla os processos de: Desenvolvimento do Plano Geral do Projeto, Execução do Plano do Projeto, Controle Integrado das Mudanças e Encerramento Administrativo.

 

UM MODELO ESTRUTURADO PARA GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Consolidando o que foi visto até agora, as dez áreas de conhecimento são definidas por meio de processos integrados, executados ao longo das cinco fases do ciclo de vida do gerenciamento do projeto.

Os fundamentos e práticas de gerenciamento de projetos são descritos a partir dos processos estruturantes das cinco fases do ciclo de vida do gerenciamento do projeto e como eles se integram. A figura 3.2-4 apresenta os grupos de processos, considerados pela metodologia e constituídos a partir das cinco fases do ciclo de vida do gerenciamento do projeto, por áreas de conhecimento.

Os grupos de processos que integram cada fase do ciclo de vida do gerenciamento do projeto estão ligados através dos resultados que produzem. As saídas de um processo são as entradas para outro processo.

Considerando estas ligações, todo o modelo proposto fundamenta-se na definição de cada processo em termos de suas:

• Entradas (o que é necessário): documentos ou ítens documentáveis que sofrerão algum tipo de ação no processo;
• Técnicas e Ferramentas (como fazer): mecanismos aplicados as entradas responsáveis pela geração das saídas;
• Saídas (o que deve ser entregue): documentos ou ítens documentáveis que são o resultado do processo.

A Promethodo irá apresentar individualmente os processos, logicamente encadeados, oferecendo um roteiro estruturado que orienta e apoia (através dos templates online e outros recursos disponibilizados neste site) a condução dos projetos pela equipe responsável, assim como fornece à organização executora mecanismos que permitem controlar e avaliar o desempenho de seus projetos.

Através deste roteiro, objetiva-se:

• Propor uma linguagem padrão, um procedimento para condução e um modelo para documentação dos projetos da organização;
• Potencializar as chances de sucesso dos projetos da organização, pela utilização de uma metodologia fundamentada nas melhores práticas de gerenciamento de projetos;
• Alcançar níveis crescentes de maturidade em gerenciamento de projetos na organização.