Projetos

 

 

2.1 Fundamentos

De um modo geral, o gerenciamento de projetos pode ser aplicado a qualquer situação onde exista um empreendimento sob demanda, que fuja ao que é fixo e rotineiro na organização. Como a maior parte das pessoas realiza atividades de rotina e projetos, fica às vezes difícil diferenciar o projeto das demais atividades desempenhadas na organização. Essa dificuldade se torna maior porque, frequentemente, atividades de rotina e atividades do projeto têm tarefas similares – reuniões, análises de relatórios, planejamento, orçamento etc.

Para que essa diferença seja identificada, deve-se prestar atenção nos objetivos. Os projetos possuem metas claras e bem definidas, e, ao contrário das atividades rotineiras, são realizados em um período definido de tempo. Estão, além disso, restritos a um conjunto de recursos pré-estabelecido.

De uma forma mais completa, podemos conceituar projeto como:

Um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo definido, que satisfaça a expectativa dos stakeholders, sendo conduzido por pessoas, dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. (Vargas – 2000)

Os projetos podem atingir todos os níveis da organização e, em alguns casos extrapolam as fronteiras organizacionais, envolvendo fornecedores, clientes e governo. Podem envolver uma quantidade pequena de pessoas ou milhares delas, durando menos de um dia ou se estendendo por vários anos. Eles se aplicam a praticamente todas as áreas do conhecimento humano, incluindo trabalhos administrativos, estratégicos e operacionais, assim como à vida pessoal de cada um. Os projetos são críticos para a realização da estratégia de negócios das organizações, uma vez que são os veículos de implementação dessas estratégias.

 

2.2 Características

Analisando o conceito de projeto, verifica-se que ele possui diversas características, que serão comentadas a seguir. A figura 2.2-1 traz um resumo das características do projeto.

 

CARÁTER TEMPORÁRIO

Todo projeto é um evento com duração finita, determinada em seu objetivo. O caráter temporário dos projetos indica que cada projeto possui início e fim bem definidos, não necessariamente significando uma duração curta; eles podem se estender por vários anos. O término de um projeto é determinado pela conclusão de suas atividades e atendimento de seus objetivos; o encerramento de um projeto pode também ser declarado quando for identificado que seus objetivos não poderão ser alcançados ou o projeto deixou de ser necessário.

A característica de temporariedade do projeto geralmente não se aplica ao produto ou ao serviço criado, mas pode se aplicar a outros aspectos dos empreendimentos, como oportunidades de mercado, que fazem com que os projetos tenham um intervalo de tempo limitado para produzir seus resultados. Os projetos normalmente são iniciativas finitas, realizadas para criar um resultado duradouro e que, após atingirem seus objetivos, são terminados, enquanto seus resultados permanecem.

 

PRODUTO, SERVIÇO OU RESULTADO ÚNICO

Os projetos envolvem o desenvolvimento de algo que nunca foi feito antes, ou seja, é único. O caráter de individualidade dos projetos deve considerar que aquele resultado é único, ainda que já tenham sido criados vários outros produtos ou serviços em sua categoria. O mercado automobilístico traz um bom exemplo – existem centenas de modelos de automóveis, mas a todo o momento está sendo lançado um novo tipo. A existência de fatores repetitivos não altera a característica interna de exclusividade do esforço global do trabalho do projeto.

 

ELABORAÇÃO PROGRESSIVA

A elaboração progressiva é a característica do projeto que consolida os conceitos de temporário e único. Sendo único o produto de cada projeto, as características que o distinguem e garantem sua singularidade devem ser progressivamente elaboradas, ou seja, devem ser construídas por incrementos e não de uma vez só.

As características que diferenciam o produto de um projeto dos outros são definidas bem no início do projeto, de uma forma ampla e vão se tornando mais explícitas e detalhadas a medida em que o projeto caminha e a equipe amadurece e adquire uma melhor e mais completa percepção do produto.

Apesar de estar estreitamente relacionada à definição de escopo do projeto, a elaboração progressiva das características do produto não deve alterá-lo. Para que isso aconteça, ambas devem ser cuidadosamente coordenadas.

2.3 Programas, Projetos e Subprojetos

Para algumas organizações, que possuem forte vínculo com projetos, há uma hierarquia de plano estratégico, programas, projetos e subprojetos. De acordo com hierarquia, o programa é responsável por viabilizar a estratégia de negócio.

Um programa é um conjunto de projetos gerenciados de forma coordenada, tendo como objetivo a obtenção de benefícios que não seriam obtidos de forma isolada. Além de integrar projetos com missões e objetivos comuns, o programa também incorpora alguns elementos da operação continuada, como a manutenção e suporte do produto do projeto.
Em função da complexidade ou porte, os projetos podem ser subdivididos em partes, para facilitar o seu gerenciamento e controle. Essas partes são chamadas de subprojetos e se referem a uma porção do projeto total ou a uma fase muito específica do projeto. Um subprojeto pode ser desenvolvido por grupos isolados ou até mesmo terceirizado, desde que este trabalho seja integrado ao projeto.

2.4 Ciclo de Vida do Projeto

Para facilitar o controle gerencial e promover a integração adequada de cada projeto com os seus processos operacionais contínuos, as organizações que desenvolvem projetos costumam dividi-los em várias fases. O conjunto destas fases é chamado de ciclo de vida do projeto.

Cada fase do projeto estabelece o tipo de atividade técnica que deve ser desempenhada para sua conclusão, assim como a expertise necessária para executá-la. As fases do projeto se caracterizam pela conclusão de um ou mais subprodutos, conhecidos como entregáveis (deliverables). Um subproduto é o resultado do trabalho, tangível e verificável, e, em conjunto com as fases do projeto, compõem uma sequência lógica, criada para assegurar que a definição do produto do projeto seja adequadamente desenvolvida. Cada fase do projeto normalmente inclui um conjunto de entregáveis específicos, planejados com o objetivo de estabelecer um controle gerencial adequado, estando relacionados ao produto principal do projeto.

A conclusão de cada fase do projeto deve ser acompanhada da revisão de seus principais subprodutos e da avaliação do desempenho do projeto. Esses procedimentos, conhecidos como transição de fase ou fim de fase, irão determinar se o projeto deverá ou não passar para sua próxima fase, além de identificar e corrigir possíveis erros em seu curso.

Não existe regra geral para se determinar o número de fases de um projeto. Embora a grande maioria apresente de quatro a cinco fases, alguns projetos chegam a ter nove fases ou mais. A figura 2.4-1 representa um exemplo genérico de um ciclo de vida de projeto. Apesar de encontrarmos ciclos de vida de projetos diferentes, com entregáveis e nomes de fases similares, poucos são idênticos.