A fase de CONTROLE é composta pelo grupo de processos que objetivam monitorar a execução do projeto, possibilitando a tomada de ações corretivas, sempre que necessário, para manter a execução do projeto ou fase sob controle. A maior vantagem que a fase de controle traz é a identificação de variações e desvios ao Plano Geral do Projeto (PGP – Framework, Apêndice A.14), através da monitoração e medição regulares do desempenho do projeto.
Essa monitoração contínua permite que a equipe do projeto esteja sempre acompanhando o desempenho do projeto ou fase, identificando as áreas que necessitam de atenção adicional.
A figura 6-1 representa a Fase de Controle e seu Grupo de Processos, demonstrando a sequência lógica de execução e as principais entradas e saídas. Cada um dos processos do diagrama será detalhadamente apresentado em seguida.
6.1 Processo de Controle Integrado das Mudanças
O processo de CONTROLE INTEGRADO DAS MUDANÇAS é utilizado para aprovar e coordenar as alterações solicitadas nos baselines dos demais planos, durante todas as fases do ciclo de vida do projeto. Ele se faz necessário porque a execução dos projetos, com alguma frequência, não ocorre exatamente de acordo com o estabelecido no Plano do Geral do Projeto (PGP).
A Declaração do Escopo do Projeto (DE), o Plano do Geral do Projeto e demais entregáveis estão sujeitos a manutenções e mudanças durante a execução do projeto. Essa dinâmica demanda gerenciamento contínuo e integrado, que avalia os potenciais riscos para o equilíbrio da restrição tripla, aprova a mudanças, incorporando-as como um componente do projeto revisado, ou as rejeita. Mudanças propostas podem exigir a revisão das estimativas de custo, da sequência de execução das atividades, do cronograma ou outros tipos de ajustes.
O QUE É NECESSÁRIO
- Plano Geral do Projeto (PGP) – Framework, Apêndice A.14
- Registro de Solicitações de Mudanças identificadas (SM) – Framework, Apêndice A.28
- Documento de Entregáveis (DEN) Concluídos com revisão – Framework, Apêndice A.32
- Cláusulas Contratuais
COMO FAZER
Considerações Preliminares
A partir do Plano Geral do Projeto serão recuperados os procedimentos a serem adotados na execução do controle integrado das mudanças, buscando o perfil e atribuições do grupo que fará o controle das mudanças do projeto.
Cada registro de Solicitação de Mudança (SM) deve ser avaliado pelo indivíduo ou pelo comitê investido com o poder de decisão para aceitar ou rejeitar a modificação proposta. Do mesmo modo, são submetidos ao controle os entregáveis concluídos, que podem ser aprovados ou não de acordo com a verificação dos seus critérios de aceitação.
O controle integrado de mudanças deve ser considerado em seu sentido amplo, abrangendo tanto as mudanças que afetam o projeto quanto as mudanças que afetam o(s) produto(s) do projeto.
As atividades gerenciais inerentes ao controle integrado de mudanças, incluem, entre outras:
• Identificar a necessidade da ocorrência de uma mudança;
• Gerenciar cada mudança identificada;
• Manter a integridade das baselines do projeto frente às mudanças, controlando e atualizando os requisitos de escopo, custo, tempo e qualidade;
• Coordenar as mudanças considerando seu impacto nos objetivos do projeto. Uma mudança no cronograma, por exemplo, pode afetar custo, risco, qualidade e recursos humanos;
• Manter sempre atualizada a base de informações e documentos relativos ao andamento do projeto.
Nos casos da contratação de serviços e/ou produtos de terceiros, as cláusulas contratuais devem ser analisadas, de forma a não conflitarem com as características da mudança solicitada.
A avaliação por especialistas assume papel fundamental nessa etapa, trazendo a experiência de projetos anteriores e situações similares em auxílio à equipe do projeto no controle e aprovação das solicitações de mudanças em qualquer aspecto do projeto.
Métodos
- Registrar resultado da análise das Solicitações de Mudanças identificadas. Os resultados da análise sobre as solicitações de mudanças identificadas devem ser registrados, independentemente da mudança ter ou não sido aprovada.
Formatar documento código CIM – Controle Integrado de Mudanças, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.30 desta Metodologia.
- Atualizar o Plano Geral do Projeto.
O Plano Geral do Projeto pode ter seus Planos de Gerenciamento de Escopo, Tempo, Custo, Qualidade e Risco atualizados, de forma a refletir as modificações a serem realizadas para suportar as mudanças aprovadas.
Atualizar, caso necessário, itens I, II, III, VIII e IX do documento código PGP, Framework, Apêndice A.14 desta Metodologia.
- Atualizar o Documento de Entregáveis Concluídos.
O Documento de Entregáveis Concluídos deve ter seus itens formalmente aprovados pelos stakeholders responsáveis.
Atualizar, caso necessário, o documento código DEN, Framework, Apêndice A.32 desta Metodologia.
O QUE DEVE SER ENTREGUE
- Documento de Controle Integrado de Mudanças (CIM) atualizado
- Plano Geral do Projeto (PGP) atualizado
- Plano de Gerenciamento de Escopo
- Plano de Gerenciamento de Tempo
- Plano de Gerenciamento de Custo
- Plano de Gerenciamento de Qualidade
- Plano de Gerenciamento de Riscos
- Documento de Entregáveis (DEN) concluídos com aprovação