Administração dos Contratos

6.8 Processo de Administração dos Contratos

 

Tanto o contratante como o fornecedor, administram seus contratos com similaridade de propósitos; cada uma das partes contratantes quer segurança de que a outra parte está cumprindo com suas obrigações contratuais e que seus direitos legais estão protegidos. O processo de ADMINISTRAÇÃO DOS CONTRATOS tem por objetivo garantir que o desempenho do fornecedor atenda os requisitos contratuais e que o contratante aja de acordo com os termos e condições contratados. 

Em grandes projetos, com múltiplos fornecedores de materiais, equipamentos, itens e serviços variados, uma característica crítica da administração dos contratos é o gerenciamento da integração entre os diversos fornecedores. 

Outro aspecto a considerar é que a natureza jurídica da relação contratual torna essencial que a equipe do projeto tenha conhecimento das implicações legais das ações tomadas durante a administração de qualquer contrato. Devido a esses impactos, algumas organizações preferem tratar a administração de contratos como uma função específica de um órgão administrativo da estrutura organizacional, separado da organização do projeto.

 

O QUE É NECESSÁRIO

 

COMO FAZER

 Considerações Preliminares

Com base na relação de fornecedores selecionados e respectivos  contratos firmados entre as partes, as informações sobre o desempenho do fornecedor são obtidas e avaliadas, para medir seu desempenho frente ao produto ou serviço contratado. As informações sobre o desempenho do fornecedor podem ser originadas do próprio fornecedor, que produz documentação técnica e funcional, conforme determinado no contrato, ou podem ser obtidas internamente pelo acompanhamento das atividades do projeto e sua avaliação frentes aos requisitos especificados.

 Podem ser consideradas como técnicas de apoio:

• Revisão de desempenho solicitada pelo Contratante

Revisões conduzidas pelo contratante durante a execução do trabalho, avaliando os entregáveis já produzidos frente ao escopo acordado e considerando a qualidade, prazo e custo contratados. O objetivo primordial é identificar acertos e falhas no desempenho do fornecedor, determinando, também, a evolução do trabalho frente à Especificação do Trabalho (EDT) contratado. Desta forma o contratante passa a ter subsídios para avaliar se o fornecedor tem ou não possibilidade de executar o trabalho;

• Inspeções e Auditorias

Ações de verificação a serem conduzidas pelo contratante, com acompanhamento do fornecedor, conforme especificação contratual. Ocorrem durante a execução do projeto, com o objetivo de identificar qualquer ponto fraco relativo a processos, produtos ou serviços no desempenho do fornecedor. Desde que estabelecido em contrato, essas equipes de auditoria e inspeção podem incluir pessoas da área de compras do contratante;

• Relatórios de Desempenho

Oferecem aos gestores informações sobre a eficiência do fornecedor em atingir os objetivos contratados. São os relatórios divulgados em conformidade com o processo de distribuição das informações de desempenho do projeto;

• Sistema de Pagamento

Os pagamentos aos fornecedores são usualmente realizados através do sistema de contas a pagar do contratante, embora em alguns projetos de larga escala, que tenham muitos fornecedores envolvidos, utilize um sistema desenvolvido exclusivamente para o projeto. Em ambos os casos, os pagamentos sempre devem ser realizados conforme estipulado no contrato e condicionados a revisões e autorizações pelo grupo ou pessoa que gerencia o projeto;

• Administração de Reclamações

As reclamações são consideradas mudanças que não obtiveram o consenso entre as  partes (organização contratante, fornecedor e equipe do projeto) sobre seu tratamento ou compensação. Elas devem ser documentadas, monitoradas e gerenciadas ao longo de todo o ciclo de vida do contrato, considerando o estabelecido nos termos e condições contratados. Caso as partes não sejam capazes de resolver entre si a questão, devem ser acionados os procedimentos contratualmente determinados, que podem apontar para soluções como a arbitragem ou o processo judicial antes ou após o encerramento do contrato;

• Sistema de Gerenciamento de Registros

Administração consolidada das informações relativas ao contrato, que inclui conjunto de processos e funções de controle (automatizados ou não), tendo por objetivo manter uma base indexada e de fácil consulta dos documentos e correspondências  envolvidas no gerenciamento dos contratos.

Métodos

  • Registrar Solicitações de Mudanças identificadas. 

Quando aplicável, registrar as necessidades de mudança identificadas pelas revisões da administração de contratos.

  Formatar documento código SM – Solicitação de Mudança, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.28 desta Metodologia.

  • Registrar Informações Históricas. 

Quando aplicável, registrar as ocorrências de negociação e desempenho de fornecedores na base de lições aprendidas.

  Formatar documento código IH – Informações Históricas, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.31 desta Metodologia.

  • Atualizar o Diretório da Área 5-Controles, caminho Aquisições, sub-pasta Contratos por Fornecedor. 

  Verificar estrutura de diretórios  sugerida no Apêndice E.1 desta Metodologia.

 

O QUE DEVE SER ENTREGUE

  • Liberação de documentos para pagamento 
  • Registro da Documentação Contratual
  • Registro de Solicitação de Mudanças (SM)
  • Registro de Informações Históricas (IH)
    • Informações de Fornecedores



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