Seleção de Fornecedores

5.3 Processo de Seleção de Fornecedores

 

O processo de SELEÇÃO DE FORNECEDORES aplica os critérios de avaliação de fornecedores sobre as propostas obtidas, com o objetivo de selecionar o fornecedor que irá prestar o serviço ou entregar o produto especificado nos documentos de aquisição. 

O preço pode ser um critério determinante para um item de prateleira, mas o mais baixo preço proposto pode não representar a aquisição de menor custo, se o fornecedor não for, por exemplo, capaz de realizar as entregas acordadas em tempo hábil.

As propostas são, na maioria das vezes, divididas em tópicos, segmentando a parte comercial (condições comerciais, investimento etc.) da parte técnica (abordagem e requisitos) e, quando aplicável, da parte de gerenciamento. Os itens correspondentes a cada uma das partes devem ser avaliados separadamente, de acordo com critérios específicos pré-estabelecidos.

Ao final deste processo, o contrato, que pode variar desde uma simples ordem de compra a um documento complexo, deve estar firmado com o fornecedor.

 

O QUE É NECESSÁRIO

 

COMO FAZER

 Considerações Preliminares

A avaliação do registro de riscos identificados deve ser conduzida nesta etapa. Selecionar múltiplos fornecedores de itens críticos como forma de mitigação dos riscos associados a cronograma de entrega e requisitos de qualidade é um exemplo de resultado dessa avaliação.

As políticas e procedimentos organizacionais fornecerão como subsídios para esse processo as regras já instituídas na organização para avaliação de propostas. No momento da preparação do contrato, também vão contribuir com as sugestões para cláusulas contratuais particulares dos contratos negociados (acordos em contratos de segurança e serviços, por exemplo), especificando a responsabilidade de cada uma das partes no caso da ocorrência de um determinado evento de risco.

Podem ser utilizados como técnicas na condução das etapas desse processo:  

• Sistemas de Ponderação

Um sistema de ponderação é um método de quantificar dados qualitativos, reduzindo o poder de influência pessoal na seleção do fornecedor. Sistemas deste tipo compreendem a atribuição de um peso a cada critério de avaliação, a pontuação dos fornecedores frente a cada um dos critérios, o cálculo do peso multiplicado pela pontuação e a totalização dos resultados, individuais e gerais, produzindo um placar final;

• Estimativas Independentes

Aplicável a alguns tipos de itens, consiste no cálculo, pela organização contratante, da estimativa de custo do item, como parâmetro de comparação para o preço da proposta. Se há diferenças relevantes entre o preço proposto pelo fornecedor e a estimativa calculada internamente, elas podem ser sintomas de que a Especificação do Trabalho do Projeto (EDT) não está adequada ou de que o fornecedor pode não estar endereçando completamente o escopo da EDT;

• Sistemas de Filtragem

Envolvem a definição de requisitos mínimos de desempenho para um ou mais dos critérios de avaliação, podendo ser usados em conjunto com os sistemas de ponderação e as estimativas independentes. Pode ser solicitado a um fornecedor, por exemplo, que indique um gerente de projeto que possua qualificações específicas antes que o restante da proposta seja avaliado;

• Negociação do Contrato

A negociação contratual esclarece a estrutura e os requisitos do contrato, de forma que acordos mútuos podem ser fechados antes de sua assinatura definitiva. O texto final do contrato deve refletir todos os acordos negociados e deve cobrir, mas não se limitar a assuntos como responsabilidades e autoridades, termos e legislações aplicáveis, questões técnicas e administrativas, direitos de propriedade (real ou intelectual), financiamento do contrato, prazos e preço.

Métodos

  • Criar o Mapa de Avaliação das Propostas 

  Formatar documento código MAP, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.24 desta Metodologia.

  • Atualizar a Lista de Fornecedores Qualificados/Selecionados 

  Atualizar documento código LFQS, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.23 desta Metodologia.

  • Criar o Mapa de Avaliação das Propostas

  O Plano Geral do Projeto pode ter seus Planos de Gerenciamento de Custo, Tempo, Recursos Humanos e Contratações atualizados de forma a refletir as modificações realizadas a partir das contratações.

  Atualizar itens II, III, IV e VII do documento código PGP,  Framework, Apêndice A.14 desta Metodologia.

 

O QUE DEVE SER ENTREGUE

  • Mapa de Avaliação de Propostas (MAP)
  • Atualização da Lista de Fornecedores Qualificados/Selecionados (LFQS) 
  • Contrato
  • Plano Geral do Projeto (PGP) atualizado
    • Plano de Gerenciamento de Custo
    • Plano de Gerenciamento de Tempo
    • Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos
    • Plano de Gerenciamento dos Contratos



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