A Fase de Iniciação consiste do processo necessário para autorizar formalmente o início do projeto selecionado na etapa Avaliação e Seleção de Projetos – Perspectiva Financeira. Como resultado deste Grupo de Processo, um projeto é iniciado, tendo seu propósito definido, seus objetivos identificados, suas partes interessadas inicialmente identificadas e seu gerente designado e com a autoridade necessária para desenvolvê-lo.
A descrição inicial do escopo, a estimativa de duração do projeto e os recursos que a organização executora pretende investir são definidos durante esta fase. O gerente do projeto é designado e as premissas e restrições fundamentais são estabelecidas.
Como parte do Grupo de Processos de Iniciação, os projetos de maior complexidade podem ser divididos em etapas. Ao início de cada etapa, o escopo e os objetivos do projeto devem ser reavaliados através da validação dos critérios de entrada para cada nova fase. A repetição do processo de Iniciação a cada começo de fase ajuda a manter o foco do projeto nas necessidades de negócio que devem ser alcançadas, além de apontar a eventual interrupção do projeto, nos casos em que ele não for capaz de atender aos requisitos determinados ou a necessidade do negócio deixar de existir.
O envolvimento dos stakeholders na fase de Iniciação do projeto aumenta a probabilidade de que os requisitos e expectativas do cliente sejam atendidos, viabilizando a compra da ideia do projeto e o compartilhamento das responsabilidades entre as partes interessadas (stakeholders). Por esta razão, identificar as partes interessadas é um processo essencial para o sucesso do projeto e deve ser executado desde o início do projeto de modo a possibilitar que diferentes níveis de interesse e expectativas sejam mapeados e analisados para que o gerente de projetos possa conciliá-los e, ao mesmo tempo, também possa promover a sinergia necessária para alcançar objetivos(s) e/ou resultado(s) pretendidos com o projeto.
Repetir o processo de iniciação ao começar cada uma das fases subseqüentes do projeto ajuda a manter o foco do projeto na necessidade de negócio pela qual ele foi empreendido, podendo fazer com que o projeto seja descontinuado, caso a necessidade deixe de existir ou caso o projeto não seja capaz de atender a esta necessidade.
A figura 3-1 representa o processo de Iniciação, que será detalhado em seguida, além as principais entradas e saídas.
3.1 Processo de Iniciação
O processo de Iniciação segue a avaliação e seleção de projetos. Considerando a descrição em alto nível de um produto ou serviço, a estimativa de prazo e os recursos financeiros exigidos para desenvolvê-lo, a Iniciação verifica se o projeto ainda é necessário, viável e adequado à organização, reconhecendo formalmente o início do projeto.
O processo de Iniciação tem como principal objetivo a elaboração da CARTA DO PROJETO (CP – ver Framework, Apêndice A.3), também conhecido como TERMO DE ABERTURA DO PROJETO, documento emitido pela administração, que identifica o gerente de projeto e delega a ele autoridade para aplicar os recursos da organização nas atividades do projeto, além de conter uma descrição sucinta do projeto e descrever os macros objetivos, as metas e resultados práticos do projeto.
Outro produto importante deste processo é a realização da Reunião de Abertura do Projeto, na qual os participantes do projeto são reunidos pela primeira vez e o gerente do projeto tem a oportunidade de criar uma unidade de propósito, através do envolvimento de todos para atingir os objetivos do projeto. A reunião pode ser organizada de maneira formal ou informal e visa esclarecer dúvidas e alinhar as expectativas da equipe. Os seguintes itens podem ser destacados como objetivos da reunião de abertura do projeto:
- Promover o contato inicial entre os integrantes da equipe. A equipe deve conhecer o gerente do projeto, suas expectativas e seu estilo de liderança, embora também seja importante que os participantes se conheçam para obter coesão e formar um time efetivo;
- Estabelecer o relacionamento profissional e os canais de comunicação dando ênfase na transparência;
- Alinhar as expectativas da equipe, contextualizando sua importância para o atingimento dos objetivos do projeto e, conseqüentemente, da organização;
- Obter o comprometimento individual e do grupo. Compromissos assumidos publicamente têm maior chance de serem cumpridos;
- Comunicar o comprometimento da alta administração em suportar o trabalho da equipe e seu processo de formação.
Tanto a elaboração da Carta do Projeto quanto a realização da Reunião da Abertura do Projeto poderão servir como ponto de partida para o registro das partes interessadas do projeto. Outros documentos internos ou externos à organização, que estejam relacionados ao projeto (Exemplo de Documentos Internos: Organograma, Cadastro de Funcionários, Cadastro de Fornecedores, Cadastro de Clientes, Lista Telefônica, etc / Exemplo de Documentos Externos: Órgãos Responsáveis, Conselhos Regionais, Agências Reguladoras, Cadastros de Terceiros, etc).
O QUE É NECESSÁRIO
- Descrição do Produto (DP) – Framework, Apêndice A.1
- Documento de Avaliação Financeira do Projeto (DAF) aprovado – Framework, Apêndice A.2
- Políticas, procedimentos, padrões e guidelines organizacionais
COMO FAZER
Métodos
- Identificar e selecionar o gerente de projetos
O gerente de projeto mais adequado deve ser selecionado a partir de critérios de habilidades, motivação e personalidade, tendo foco em: resolução de problemas, administração, supervisão e gerenciamento da equipe, relações interpessoais e outras habilidades pessoais;
- Criar a Carta do Projeto
Formatar documento código CP, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.3 desta Metodologia.
- Aprovar a Carta do Projeto
- Realizar a reunião de abertura do projeto e registrar em ata
Formatar documento código ARA, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.34 desta Metodologia.
- Identificar e analisar as Partes Interessadas do Projeto
Formatar documento código RPI, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.36 desta Metodologia.
O QUE DEVE SER ENTREGUE
- Gerente de Projeto designado
- Carta do Projeto (CP) aprovada
- Ata de Reunião de Abertura do Projeto (ARA)
- Registro das Partes Interessadas do Projeto (RPI)