O Grupo de Processos de PLANEJAMENTO é composto pelos processos que definem e amadurecem o escopo do projeto, elaboram o Plano Geral do Projeto (PGP – ver Framework, Apêndice A.14) e identificam e organizam as atividades e tarefas que serão executadas durante o desenvolvimento do projeto.
Os processos que compõem essa fase agem como facilitadores para que a equipe do projeto determine e documente quais processos serão necessários para planejar e gerenciar o projeto de forma bem sucedida segundo os objetivos da organização. Esse grupo de processos coleta informações de forma assíncrona de diferentes fontes, com diferentes níveis de detalhamento e confidencialidade. A cada nova informação coletada, são identificados novos requisitos, dependências, riscos, oportunidades, assim como premissas e restrições são estabelecidas ou eliminadas. A natureza multi-dimensional do gerenciamento dos projetos frequentemente exige que se retorne a esses processos para análises adicionais, a medida em que novas informações são levantadas ou determinadas características se alteram. Mudanças significativas que ocorrem durante o ciclo de vida do projeto disparam ações corretivas que obrigam o retorno a um ou mais dos processos da fase de Planejamento, ou mesmo da fase de Iniciação.
A frequência das iterações no Grupo de Processos de Planejamento também pode ser afetada quando o ciclo de vida do projeto é dividido em fases. Como exemplo, pode ser citado o Plano Geral do Projeto. Desenvolvido como um entregável da fase de Planejamento, ele tem por objetivo considerar todos os aspectos relacionados ao escopo, tecnologia, riscos, tempo e custo. As alterações originadas pelas mudanças aprovadas ao longo da execução do projeto podem causar impactos relevantes no Plano Geral do Projeto ou podem permanecer restritas à execução de uma fase específica. Esse detalhamento progressivo sugere o processo interativo e contínuo da fase de Planejamento.
A equipe do projeto deve envolver os principais stakeholders no planejamento do projeto, criando um ambiente favorável e que estimule a participação. Cada um deles possui competências e experiências que podem ser aproveitadas no desenvolvimento do Plano Geral do Projeto e seus planos subsidiários.
Uma vez que os esforços de planejamento e refinamento não podem se estender indefinidamente, a organização e a equipe do projeto devem estabelecer os limites e diretrizes para identificar quando o planejamento atingiu o nível adequado de detalhamento. Essas diretrizes podem ser afetadas pela natureza do projeto, pelas fronteiras do projeto, pelo nível de monitoração e controle exigidos e pelos parâmetros de desempenho fixados pela organização. Alguns projetos, por exemplo, podem apresentar pouco ou nenhum risco identificável até o final de sua fase de planejamento, fazendo com que a equipe do projeto estabeleça metas agressivas para o custo e o cronograma, assumindo eventuais riscos.
A figura 4-1 representa a Fase ou Grupo de Processos de Planejamento, demonstrando a sequência lógica de execução e as principais entradas e saídas. Cada um dos processos do diagrama será apresentado em detalhes em seguida.
Figura 4-1: Fase de Planejamento (Diagrama Geral)
4.1 Processo de Planejamento do Escopo
O processo de PLANEJAMENTO DO ESCOPO elabora e documenta progressivamente o trabalho do projeto (escopo do projeto), a ser executado com o objetivo de criar o produto do projeto, determinando como o escopo será definido, verificado e controlado.
Estabelece, ainda, as diretrizes requeridas para assegurar que o projeto inclua todo o trabalho necessário – e somente o trabalho necessário – para que o produto/serviço pelo qual o projeto foi empreendido atenda às expectativas do cliente.
Neste contexto, o termo escopo abrange dois conceitos distintos:
- Escopo do produto – que descreve os aspectos e funções que caracterizam um produto ou serviço;
- Escopo do projeto – representado pelo trabalho que deve ser executado com a finalidade de fornecer um produto/serviço em conformidade com os aspectos e funções especificados.
Este processo utiliza a Carta do Projeto e a Descrição do Produto para definir preliminarmente o escopo do projeto e seu produto/serviço, limitando as fronteiras do que deve ser ou não incluído no projeto.
O QUE É NECESSÁRIO
- Carta do Projeto (CP) – Framework, Apêndice A.3
- Descrição do Produto (DP) – Framework, Apêndice A.1
COMO FAZER
Métodos
- Planejar o escopo do projeto
Nesta etapa, o gerente do projeto deve identificar e documentar os resultados práticos e os requisitos do projeto. Uma das técnicas que auxilia nesse processo é a identificação de alternativas, usada para descobrir diferentes meios para executar o projeto; o brainstorming é uma das formas usadas para identificar modos alternativos de implementar os objetivos do projeto – uma equipe de especialistas com experiência deverá ser utilizada.
- Elaborar Declaração do Escopo
Formatar documento código DE, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.4 desta Metodologia.
- Atualizar o Plano Geral do Projeto com o Plano de Gerenciamento do Escopo
Formatar item I do documento código PGP, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.14 desta Metodologia.
- Aprovar Declaração do Escopo e o Plano de Gerenciamento do Escopo
O QUE DEVE SER ENTREGUE
- Declaração de Escopo (DE) aprovada
- Plano de Gerenciamento do Escopo aprovado
- Plano Geral do Projeto (PGP) atualizado