Planejamento das Aquisições

 

O processo de PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES se destina a identificar quais necessidades do projeto são atendidas por elementos externos à organização executora. Envolve a decisão entre comprar/adquirir de organizações externas ou produzir/criar internamente materiais, produtos ou serviços. Ao final desta etapa, deverão estar definidos os parâmetros de como, o que, quando e quanto será adquirido de organizações externas ao projeto.

O QUE É NECESSÁRIO

• Declaração do Escopo do Projeto (DE) – Framework, Apêndice A.4
  • Premissas e Restrições
  • Requisitos
  • Critérios de Aceitação

• Plano Geral do Projeto (PGP) – Framework, Apêndice A.14
  • Estrutura Analítica do Projeto (EAP) – nível de atividades e Dicionário de Dados
  • Plano de Gerenciamento de Tempo
  • Plano de Gerenciamento de Custo
  • Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos
  • Análise de Riscos relativos a aquisições (fornecedores, técnicos, prazo etc.)

• Fatores Organizacionais e Ambientais
• Políticas e Procedimentos Organizacionais
• Informações Históricas de Fornecedores

COMO FAZER

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 Considerações Preliminares

A Declaração do Escopo do Projeto deve ser cuidadosamente analisada para identificar as necessidades do negócio. Dela são extraídas as necessidades e estratégias que devem observadas para o planejamento das aquisições e são retirados critérios de aceitação e as características do projeto e de seus produtos e serviços. São informadas também, questões técnicas sobre os produtos e serviços do projeto que precisam ser consideradas pelo planejamento das aquisições. As restrições contidas na Declaração do Escopo podem indicar limitações às opções do contratante e do fornecedor – uma das restrições mais comuns é a verba disponível para o projeto; outras podem incluir datas de entrega exigidas, disponibilidade de recursos qualificados ou políticas organizacionais. As premissas que afetam o planejamento das aquisições dizem respeito ao reconhecimento da disponibilidade de múltiplos fornecedores, além de aspectos de segurança, desempenho, ambiente, seguros, direitos de propriedade intelectual, entre outras.

O Plano Geral do Projeto deve ser consultado nesta etapa para fornecer as estimativas de custo, tempo, sequência de atividades e recursos humanos, além da informação dos riscos relativos a aquisições já identificados.

As condições do mercado e a oferta de materiais, produtos e serviços, assim como quem está atuando nos segmentos alvo e em que bases devem ser consideradas nesse momento, são fatores ambientais que podem influenciar o planejamento das aquisições. Internamente à organização, devem ser identificados os grupos que têm como atividades fim compras e contratações e, caso esses grupos não existam, essa responsabilidade deverá ser designada a um grupo da própria equipe do projeto.

As políticas e procedimentos organizacionais existentes, referentes às atividades de aquisições, devem ser observados para que não sejam tomadas ações que possam conflitar com o direcionamento corporativo.

A análise dos riscos inerentes às atividades de aquisições deve ser realizada, considerando os registros históricos dos fornecedores potenciais, questões técnicas identificadas, aspectos de tempo e outras necessidades.

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Métodos

• Documentar o processo da tomada de decisão entre fazer ou comprar

A análise entre as alternativas de comprar ou fazer (make or buy analysis) é uma técnica de gestão geral e pode ser utilizada para estabelecer se um determinado elemento pode ser produzido/criado internamente ao projeto, por sua equipe ou deve ser comprado/contratado externamente à organização. A decisão por comprar abre espaço para o questionamento entre comprar ou alugar e nova opção deve ser feita. A análise sempre deve considerar custos diretos e indiretos (por exemplo, o custo do desembolso real somado aos custos de administração da operação de compra). 

  Formatar documento código DFC, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.18 desta Metodologia.

• Elaborar a Especificação do Trabalho a ser contratado

A avaliação por especialistas em compras e contratações será de grande importância neste momento, para que os critérios de avaliação das propostas e ofertas dos fornecedores sejam definidos ou refinados. Essa avaliação especializada tem aplicações tanto no detalhamento da parte técnica da aquisição como nos aspectos administrativos do processo.

Devem ser observados os termos e as condições contratuais, adequando os tipos de contrato ao tipo de aquisição que está sendo conduzido. Os contratos normalmente são celebrados considerando uma das categorias:

• • Contratos de Preço Fixo – prevêem um preço fixo total para um produto detalhadamente especificado. Podem incluir comissões por consecução ou superação dos objetivos do projeto, como custos ou tempo. A formalização mais simples desse tipo de contrato é a ordem de compra. Outro exemplo comum é o do Contrato de Locação;
  • Contratos de Custo Reembolsável – acordam o pagamento a título de reembolso dos custos incorridos pelo fornecedor na execução do trabalho, somado a uma comissão que represente a margem de lucro do fornecedor. Utiliza o conceito de custos diretos – que são os direta e exclusivamente aplicados ao projeto, como salário dos profissionais alocados ao projeto em tempo integral – e indiretos – que são usualmente estabelecidos a partir de um percentual sobre os custos diretos, como salário do gerente parcialmente alocado ao projeto ou despesas com energia elétrica. Contratos deste tipo  possuem cláusulas de comissionamento por consecução ou superação de objetivos. Deve ser aplicado apenas em condições restritas uma vez que podem incentivar o aumento dos custos do projeto pelo fornecedor;
  • Contratos de Material e Mão de Obra (Time & Material) – representam uma forma híbrida de contrato, que mescla as características dos dois contratos anteriormente definidos. Possui as características de contrato aberto (sem fim determinado) do tipo Custo Reembolsável, por não ter um valor total conhecido na assinatura e se parece com contratos do tipo preço fixo, por pré-estabelecer as tarifas a serem utilizadas.

  Formatar documento código EDT, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.19 desta Metodologia.

• Atualizar o Plano Geral do Projeto com o Plano de Gerenciamento das Aquisições

  Atualizar item VI do documento código PGP, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.14 desta Metodologia

• Atualizar o Plano Geral do Projeto

O Plano Geral do Projeto pode ter seus Planos de Gerenciamento de Escopo, Tempo e Recursos Humanos atualizados de forma a refletir as modificações realizadas a partir das ações estabelecidas no planejamento das aquisições

  Atualizar itens I, II e IV do documento código PGP,  Framework, Apêndice A.14 desta Metodologia

O QUE DEVE SER ENTREGUE

• Processo de tomada decisão entre fazer ou comprar registrado (DFC)
• Especificação do Trabalho a ser contratado (EDT)
• Plano de Gerenciamento das Aquisições Aprovado
• Plano Geral do Projeto Atualizado