Planejamento da Comunicação

4.12 Processo de Planejamento da Comunicação

 

O processo de PLANEJAMENTO DA COMUNICAÇÃO consiste em identificar as necessidades de informação e comunicação dos stakeholders do projeto: quem precisa da informação, quando ela será necessária, como e por quem ela será distribuída. A necessidade de divulgar informações do projeto é inerente a todos os projetos, embora os formatos, frequência e os métodos de distribuição sofram variações de acordo com a complexidade e a natureza de cada projeto.

 

O QUE É NECESSÁRIO

 

COMO FAZER

 Considerações Preliminares

Para planejar o gerenciamento da comunicação do projeto, devem ser inicialmente observadas as políticas e os procedimentos relativos à comunicação, internos à organização e que possam ser fatores determinantes na definição dos métodos, protocolos e formatos para a distribuição da informação do projeto. Os ativos de aprendizado e conhecimento da organização – registros e informações dos projetos anteriores – quando existentes, também apresentam elementos que auxiliam no planejamento do gerenciamento da comunicação. A lista dos integrantes designados para o projeto e as premissas e restrições descritas na Declaração do Escopo (DE) que possam ter influência sobre o planejamento do gerenciamento da comunicação do projeto, são as outras entradas para a elaboração do plano.

Algumas técnicas podem suportar a elaboração do plano, tais como: 

    • Análise dos stakeholders – por meio dessa análise são identificadas as diversas necessidades de informação de cada stakeholder além de determinar seu nível de influência e seus interesses, permitindo que o gerente do projeto defina a melhor estratégia de comunicação para o projeto;  
    • Análise dos requisitos de comunicação – resulta na soma das necessidades de informação exigidas pelos stakeholders. Os requisitos são definidos através da combinação do tipo da informação com seu formato, tendo como parâmetro de avaliação o valor da informação. Os recursos do projeto só devem ser gastos com a comunicação de informações cuja ausência possa levar ao fracasso do projeto ou que, de alguma forma, contribuam para o seu sucesso. A complexidade da comunicação em um projeto pode ter como indicador o número de potenciais canais de comunicação, que pode ser obtido através da fórmula n(n-1)/2, onde n representa o número de stakeholders envolvidos com o projeto. É portanto, essencial, que se defina quem deve se comunicar com quem e quem deve receber que tipo de informação, para que canais de comunicação não efetivos não sejam ativados;
    • Tecnologia de comunicações – as metodologias e tecnologias disponíveis para transferir informações entre os stakeholders variam significativamente. Entre os fatores de tecnologia de comunicações que podem afetar o projeto, destacam-se:
      • A urgência da necessidade da informação – o sucesso do projeto depende de informações constantemente atualizadas e disponíveis em tempo real ou sua divulgação periódica em relatórios escritos é suficiente?
      • A disponibilidade da tecnologia – os sistemas em operação são apropriados para as necessidades de distribuição da informação ou deverão ser substituídos?
      • A qualificação da equipe do projeto – os sistemas de comunicação propostos são compatíveis com a experiência e qualificação dos integrantes do projeto ou treinamento específico será necessário?
      • A expectativa de duração do projeto – há tendência de que a tecnologia disponível sofra modificações antes do término do projeto?
      • Ambiente do projeto – os integrantes da equipe do projeto interagem de forma presencial ou através de ambientes virtuais?

Métodos

  • Atualizar o Plano Geral do Projeto com o Plano de Gerenciamento da Comunicação 

  Atualizar item V do documento código PGP, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.14 desta Metodologia.

 

O QUE DEVE SER ENTREGUE

  • Plano de Gerenciamento da Comunicação Aprovado



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