Planejamento dos Riscos

 

No contexto do desenvolvimento de projetos, o risco é definido como um fenômeno futuro, um evento que pode ocorrer durante o desenvolvimento de qualquer tipo de projeto, podendo exercer sobre ele influência positiva ou negativa.

A análise do risco pelas fases do ciclo de vida dos projetos demonstra que nas fases iniciais dos projetos os riscos são altos, sendo seu impacto inversamente proporcional, fenômeno justificado pela falta de informação sobre os projetos. Já nas fases finais, o cenário se inverte, sendo o risco menor e seus impactos (principalmente os de prazo e os de ordem financeira) muito mais significativos. A figura 4.16-1 exemplifica a análise.

O processo de PLANEJAMENTO DOS RISCOS determina como abordar e conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos em um projeto; tem por objetivo identificar, analisar, priorizar e definir respostas aos riscos de um projeto, através do desenvolvimento de um plano para o gerenciamento dos riscos. O planejamento dos  riscos de um projeto é fundamental para garantir o equilíbrio entre o risco e a importância do projeto para a organização, além de buscar a maximização da probabilidade e consequências de eventos de risco positivos (oportunidades) e a minimização da probabilidade e consequências de eventos adversos (ameaças) aos objetivos do projeto

 

O QUE É NECESSÁRIO

• Declaração do Escopo do Projeto (DE) – Framework, Apêndice A.4
• Objetivos e Escopo do Projeto
• Premissas e Restrições
• Critérios de Aceitação
• Plano Geral do Projeto (PGP) – Framework, Apêndice A.14
• Estrutura Analítica do Projeto (EAP) – nível de atividades e Dicionário de Dados
• Fatores Organizacionais e Ambientais 
• Políticas e Procedimentos Organizacionais

 

COMO FAZER

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 Considerações Preliminares

O processo de planejamento de riscos é realizado, de forma otimizada, através das etapas:  

1. Identificação dos riscos – com o uso de uma abordagem organizada, identificar riscos relevantes que possam afetar o atendimento dos objetivos do projeto, assegurando que os riscos identificados sejam descritos com clareza e documentados em um nível de detalhamento adequado. Esta etapa objetiva identificar e organizar os riscos em categorias, de forma a refletir os fatores comuns de risco por indústria ou área de aplicação e, nesse momento, são essenciais: o entendimento do escopo e dos objetivos do projeto e o conhecimento de todas as atividades a ele inerentes. De acordo com o projeto em questão, a técnica mais adequada deve ser utilizada. Dentre as técnicas existentes, destacam-se as de brainstorming, Delphi, entrevistas com especialistas, análise de SWOT, checklists e técnicas de diagramação.
• Brainstorming – sob a liderança de um facilitador, são identificadas as fontes de risco e, sem qualquer restrição quanto ao conteúdo, exibidas para que sejam examinadas e filtradas por todos durante a reunião. Após esse procedimento, os riscos identificados são categorizados e definidos;
• Benchmarking – avaliar junto ao mercado empreendimentos similares e buscar neles as ocorrências de risco e as formas de tratamento;
• Delphi – distribuição, em rodadas, de listas de perguntas referentes às considerações sobre os riscos que devem ser analisados, de modo a obter e refinar a opinião de especialistas. A cada rodada, todas as respostas são anonimamente divulgadas, buscando um consenso sobre as diversas opiniões;
• Entrevistas com Especialistas – identificar os participantes adequados (gerentes de projetos experientes, especialistas sobre o assunto), distribuir sinopse do material do projeto (informações como a lista de premissas e a EAP) e agendar entrevistas para a identificação dos riscos. As respostas dos entrevistados deverão ser organizadas, categorizadas e priorizadas;
• Análise de SWOT – criar tabela que relaciona ao projeto as forças, as fraquezas, as oportunidades e as ameaças de um determinado evento de risco. Para cada item, devem ser listadas ações que maximizem as forças e oportunidades, bem como minimizem as fraquezas e ameaças;
• Checklists – desenvolver uma lista de riscos e questões relacionadas e adequadas às características do projeto, que podem ser incrementadas a partir de informações históricas de outros projetos, atribuindo pesos para avaliação da probabilidade de ocorrência de alguns riscos. Assim como é uma técnica rápida e simples de identificação de riscos, pode agir como fator de limitação da percepção da equipe, não garantindo que todos os riscos sejam considerados no checklist.
2. Análise Qualitativa dos Riscos – após a etapa de identificação dos riscos, o próximo passo consiste em avaliar e classificar os riscos identificados em relação aos seus impactos e probabilidades de ocorrência. Podem ser utilizadas como técnicas de apoio o teste das premissas do projeto (que verifica a estabilidade da premissa e as consequências, para o projeto, se a premissa for falsa) e a classificação da precisão dos dados (avalia o grau de confiabilidade e integridade dos dados coletados sobre riscos). Ao final, a priorização dos riscos é feita de acordo com seus potenciais efeitos sobre o desempenho do projeto;
3. Desenvolvimento de Resposta aos Riscos – uma vez identificados, categorizados e priorizados, os riscos devem ser tratados. O planejamento de resposta ao risco deve ser apropriado à gravidade do risco, pesar o custo contra os desafios enfrentados, considerar a probabilidade de obtenção de êxito e ser aceito por todos os stakeholders. A análise comportamental dos stakeholders quanto à tolerância aos riscos é fundamental para se chegar a um consenso.

Nesta etapa, devem ser estabelecidos ações e procedimentos necessários para ampliar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto, assim como devem ser designados os responsáveis pelo atendimento a cada resposta de risco planejada. Os tipos de ações de resposta ao risco compreendem:

• Evitar o Risco – eliminar uma ameaça específica ou a causa do risco, modificando o plano do projeto. Essa resposta deve ser escolhida quando um evento de risco em particular é inaceitável para o projeto;
• Transferir o Risco – passar o risco e a responsabilidade do desenvolvimento de uma resposta ao risco para uma terceira parte. Esse tipo de ação não elimina o risco; apenas transfere a responsabilidade de seu gerenciamento a terceiros, sendo mais efetiva quando aplicada a riscos financeiros e de segurança patrimonial;
• Minimizar o Risco – modificar a natureza o risco, por ações que atenuem a probabilidade e/ou consequências de um evento de risco adverso para um risco de nível aceitável. Agir antecipadamente para reduzir a probabilidade ou o impacto da ocorrência de um evento de risco é mais efetivo do que reparar as consequências;
• Aceitar o Risco – a equipe do projeto se propõe a aceitar as conseqüências do risco, de forma ativa (desenvolvimento de plano de contingência que pode ser executado pela equipe do projeto caso o evento ocorra) ou passiva (nenhuma ação é executada e a equipe do projeto é responsável por lidar com o risco, caso o evento ocorra). Essa resposta é recomendada para riscos de pequena probabilidade de ocorrência e baixo impacto nos objetivos do projeto.

 

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Métodos

• Elaborar a Planilha de Riscos do Projeto

  Formatar documento código PRP, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.27 desta Metodologia.

• Atualizar o Plano Geral do Projeto com o Plano de Gerenciamento de Riscos

  Atualizar item IX do documento código PGP, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.14 desta Metodologia

• Atualizar o Plano Geral do Projeto

O Plano Geral do Projeto pode ter seus Planos de Gerenciamento de Tempo, Custo e Recursos Humanos atualizados de forma a refletir as modificações realizadas a partir das ações estabelecidas no planejamento da qualidade.

  Atualizar itens II, III e IV do documento código PGP, conforme template e instruções do Framework, Apêndice A.14 desta Metodologia

 

O QUE DEVE SER ENTREGUE

• Planilha de Riscos do Projeto (PRP)
• Plano de Gerenciamento de Risco Aprovado
• Plano Geral do Projeto (PGP) Atualizado